名大社｜知っておきたい！就活マナー講座

電話・メール

就職活動では、企業の担当者とメールでコンタクトする機会が多くあります。また、選考が進むにつれて、面接日程の予約など、メールだけでなく、人事担当者との電話でのやり取りが増えてきます。まずは、基本的な形式を真似するところから入り、徐々に慣れていきましょう！

メール編

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メール編／企業に問い合わせをする際のメール例

件名

ビジネスパーソンは、だいたい一日数十通のメールを受信しています。
件名で内容がわかると、効率的に返信ができます。
件名は一目見て内容が即座にわかるように書きましょう。
かつ、文字数は、長くならないよう簡潔にしましょう。

宛名

宛名には、会社名、部署、名前の順に入れる。
また、法人格（株式会社など）が社名の前にくるのか後にくるのかを間違えないようにしましょう。
※「○○株式会社」を「○○（株）」と略すのは失礼になります。

あいさつ

ビジネスメールでは、どこの誰からのメールかが、すぐわかるよう書くのが基本です。
必ず冒頭に名乗ってから、用件に入りましょう。

用件

簡潔に詳細を正確に伝えることが基本です。

結び

クッション言葉（お忙しいところ恐縮ですが）を添えて、締めくくりましょう。
結びの言葉があるのとないのでは、大きく印象が変わってきます。

署名

署名機能に、あらかじめ自分の氏名、大学名、住所、連絡先（電話番号、Ｅメールアドレス）などを登録しておくとよいでしょう。

これはNG！

顔文字を使う: 顔文字はビジネス上マナー違反です。社会人が見たら、一目で「常識のない学生」と判断されてしまいますので、感情を正確に伝えたい場合は文章を工夫しましょう。
ただし、「！」は元気の良さをアピールする上で、使用してもかまいません。
返信が遅い: メールは受信してから24時間以内の返すというのが礼儀です。
一日以上経っても返信がないと、時間にルーズな人という印象を持たれています。
携帯メールの使用: 携帯メールはできるだけ避けたほうが無難です。
緊急の用事の場合で連絡したい場合などは携帯でも結構ですが、通常はパソコンでメールを出しましょう。

電話編

企業担当者との電話は、慣れないうちは、自分が伝えたいことを事前にメモに書いておき、見ながら話すとよいでしょう。
用件を伝える時は、メールと同様に5W1Hを意識しつつ、結論から話すのが基本です。また、日程や時刻を決める際は、必ずメモを取り、復唱確認をしましょう。

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電話編／モデル例：面接日の変更を申し入れる

1、自分を名乗り、担当者を呼ぶ

就活生: 『お忙しいところ恐れ入ります。私（わたくし）○○大学△△学部の名大太郎と申します。○月△日の面接の件でお電話いたしました。●●部の■■様をお願いできますでしょうか？』

→担当者不在の場合

担当者の戻る時間を聞き、改めて電話をすることを伝える

先方: 『申し訳ありません。ただいま社外におりまして。』
就活生: 『かしこまりました。では、■■様は何時頃戻られる予定でしょうか？』
先方: 『◎時頃に戻る予定です。』
就活生: 『ありがとうございます。では◎時頃にこちらからお電話いたします。』

2、担当者が出たら今話して大丈夫かどうかを確認し、用件を伝える

担当者: 『代わりました、■■です。』
就活生: 『お忙しいところ恐れ入ります。○月△日に面接の予定をしております○○大学△△学部の名大太郎と申します。今、お時間頂いてもよろしいでしょうか？』
就活生: 『ありがとうございます。実は当日・・・（理由）がありまして、できましたら面接予定日を変更していただきたいのですが？』

3、再度面接の予約を入れ、面接日の確認をする

担当者: 『それでは▲日の◎時からでお願いいたします。』
就活生: 『▲日の◎時ですね。かしこまりました。必ずお伺いいたします。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんでした。』
担当者: 『田中さんの都合の良い日程はありますか？』
就活生: 『△日以降でしたらいつでも大丈夫です。御社（おんしゃ）のご都合はいかがでしょうか。』
担当者: 『では、▲日の◎時からでお願いします。』

電話における留意点

かける時間帯は、平日の10時～17時の間がベター！: 企業によってまちまちですが、例えば9：00～10：00の就業開始直後や、就業終了間際の時間帯、またお昼の休憩時間も電話をかけることは避けた方がいいでしょう。なぜなら、多くの企業は朝の就業開始直後にミーティングや一日の業務計画を立てたり、就業終了間際に業務整理や翌日の準備などを行う重要な時間帯であるからです。慌しいことが容易に判断できる時間帯に電話をかけることは避けましょう。
外でかける場合は、静かで電波状態のよいところで: 自宅以外の場所から電話をかけるのであれば、周囲の雑音が入りにくい場所がよいでしょう。とにかく静かな場所に移動してからメモをとれる体制で電話をかけましょう。